Hochzeitscheckliste: Das A und O der Hochzeitsplanung

Keine Hochzeit ohne Checkliste: Weil es beim Planen einer Hochzeit so viele verschiedene Dinge zu beachten und berücksichtigen gibt, ist eine umfassende Hochzeitscheckliste unverzichtbar. Ergänzt um To Do-Listen für die einzelnen Themen bei der Hochzeitsplanung, sorgt diese Checkliste dafür, dass auch im größten Stress bei der Hochzeitsvorbereitung kein Detail verloren geht. Voraussetzung ist allerdings, dass man beim Anlegen der Checkliste fürs Heiraten keinen Punkt vergisst und dass alles übersichtlich und intuitiv verständlich aufgebaut ist. Wir geben Tipps für das Anlegen einer Hochzeitscheckliste und die Gestaltung der einzelnen Punkte darauf.

Hochzeitscheckliste anlegen

Beim Anlegen der Hochzeitscheckliste sollte man als Brautpaar so vorgehen, dass sich auch jemand, der völlig neu auf die Liste blickt, auf den ersten Blick zurechtfindet. Insider-Dinge wie eigene Abkürzungen, die man nur selbst versteht, gehören deshalb ebenso wenig auf die Checkliste wie allgemein eher wenig gängige Schreibweisen oder persönliche Kurzschriften. Das bedeutet zwar, dass das Anlegen der Hochzeitscheckliste ein bisschen mehr Aufwand mit sich bringt, als beispielsweise das Schreiben eines Einkaufszettels.

Es hat jedoch den Vorteil, dass andere Personen problemlos zur Unterstützung mit einspringen können, wenn bei der Hochzeitsplanung Not am Mann ist. Generell sollte man eine To Do-Liste für die Hochzeitsvorbereitung so anlegen, dass nicht nur Braut und Bräutigam sich darauf gut zurechtfinden, sondern auch Personen, die üblicherweise bei der Hochzeitsplanung unterstützen.

Dazu zählen zum Beispiel Trauzeugen oder auch Brautjungfern. Auch beste Freunde oder engste Angehörige übernehmen oftmals die ein oder andere organisatorische Aufgabe bei der Vorbereitung einer Hochzeit . All diese Menschen müssen beim ersten Blick auf die Hochzeitscheckliste verstehen, was, wie, wo, wann und durch wen zu organisieren ist.

Was gehört alles auf eine Hochzeitscheckliste?

Eine Checkliste sollte auf einen Blick darüber informieren, WAS WANN zu einem bestimmten THEMA durch WEN zu tun ist und welche Aufgaben bereits abgehakt sind. Neben dem Thema, beispielsweise „Hochzeitsdekoration“ , sind also Deadlines für einzelne To Dos wichtig (bei Hochzeitsdeko beispielsweise: Farben festlegen, Deko-Stil auswählen, Tisch-Deko aussuchen, Tischdecken, Hussen etc. aussuchen, Dienstleister auflisten). Und unheimlich wichtig: WER ist WOFÜR zuständig?

Denn weil für eine Hochzeit unzählige Dinge erledigt, organisiert, angeschoben oder entschieden werden müssen, sollte jedem Beteiligten klar sein, welche dieser Aufgaben in seine Zuständigkeit fallen. Macht man dies nicht, verzichtet man also auf die konkrete Aufgabenzuweisung auf der Hochzeitscheckliste , wird es garantiert passieren, dass die ein oder andere Sache hinten runter fällt, weil sich schlichtweg niemand dafür zuständig fühlt.

Auch das WANN ist ein entscheidender Faktor, denn viele Punkte bei der Hochzeitsvorbereitung sollte man nicht auf den berühmten letzten Drücker aufschieben.

Thematisch muss die Hochzeitscheckliste folgende Inhalte abdecken:

• Anmeldung Standesamt / Aufgebot
• Hochzeitslocation
• Catering
• Gästeliste
• Trauredner / Pfarrer
• Hochzeitskarten (Save the Date-Karten, Hochzeitseinladungen, Dankeskarten etc.)
• Hochzeits-Outfit
• Hochzeitsringe
• Hochzeitstisch (Hochzeitsgeschenke-Wünsche)
• Hochzeitsdekoration
• Programmpunkte bei der Hochzeitsfeier
• Hochzeitsspiele
• Entertainment (z. B. Fotobox)
• Hochzeitstorte
• Hochzeitsauto
• Musik für die Hochzeitsparty
• Hochzeitsfotograf
• Hochzeitsreise
• Hochzeitsbudget

Auf welche Weise kann man eine Hochzeitscheckliste gestalten?

Beim Anlegen einer Hochzeitsliste gibt es zwei Möglichkeiten: analog oder digital. Analog bedeutet nicht unbedingt, dass die gesamte Liste von Hand geschrieben werden muss. Es heißt lediglich, dass es sich um eine Liste handelt, die als Ausdruck existiert und bearbeitet wird – aber vorher zum Beispiel im heimischen Computer des Hochzeitspaars entwickelt und gespeichert wird. Solch eine Liste lässt sich zum Beispiel in Form einer Excel-Tabelle gestalten, in denen die verschiedenen Punkte wie THEMA, TO DO, DEADLINE/TERMIN und ZUSTÄNDIGKEIT als einzelne Spalten aufgeführt werden. Die fertige Liste kann man dann ausdrucken und zukünftig durch handschriftliche Notizen erweitern und ergänzen. Der Nachteil: Die Hochzeitscheckliste liegt nur an einer Stelle vor – beim Hochzeitspaar. Wer einen Blick darauf werfen möchte, muss vor Ort sein.

Es besteht allerdings die Möglichkeit, eine solche Excel-Liste digital stets auf dem Laufenden zu halten und das Dokument auf einer Sharing-Plattform wie Google Drive oder Dropbox hochzuladen. Auf diese Weise kann man den Link dazu an alle Personen schicken, die mit der Hochzeitsvorbereitung zu tun haben. Allerdings ist damit nicht gewährleistet, dass jeder der Beteiligten auch stets die aktualisierte Version der Hochzeitscheckliste benutzt.

Die digitale Alternative mit ständiger Aktualisierung besteht in speziell für das Verwalten von To Do-Listen entwickelten Apps . Diese Apps verfügen in der Regel über eine Sharing-Funktion und können durch verschiedene Rollen mit unterschiedlichen Berechtigungen gehandhabt werden. Wer die App hat und eine Einladung der Initiatoren bekommt, kann dann auf die Hochzeitscheckliste zugreifen und dort entweder aktiv Dinge hinzufügen und verändern oder sie passiv mitlesen. Der große Vorteil: Die Liste ist für alle Beteiligten ständig aktuell. Der Nachteil: Man ist für das Erfassen der sehr komplexen Hochzeitscheckliste auf einen kleinen Smartphone-Bildschirm reduziert. Das macht das Ganze nicht unbedingt besonders übersichtlich.

Viele Paare nutzen deshalb eine Kombination von beidem: Eine Master-Checkliste als Ausdruck daheim und eine ständig aktualisierte Version als App, die mit allen Beteiligten geteilt wird.

Sortierung der Hochzeitscheckliste

Eine Hochzeitscheckliste lässt sich auf zwei Arten sortieren: zum einen nach Themen und zum anderen nach Zeiten beziehungsweise Zeiträumen. Letzteres ist sehr hilfreich, um keine Deadlines zu verpassen und die verschiedenen Hochzeitsvorbereitung zu den individuell angemessenen Zeiten vorzunehmen. Da es für viele Themen beim der Hochzeitsplanung jedoch zu verschiedenen Zeiten unterschiedliche To Dos gibt, erfordert die Sortierung nach Zeitplanung besonders viel organisatorisches Talent.

Farbige Markierungen nutzen

Um sich bei fortschreitenden Hochzeitsvorbereitungen auf der Hochzeitscheckliste zurecht zu finden, empfiehlt sich der Einsatz farbiger Markierungen.

So können zum Beispiel erledigte Dinge in Grün markiert werden und alles, was dringend ansteht, in Rot. Sinnvoll ist auch, verschiedenen Personen verschiedene Farben zuzuordnen . Dadurch kann ein an der Hochzeitsvorbereitung Beteiligter auf einen Blick sehen, wo überall er etwas zu tun hat.

Welche spezifischen To Do-Listen benötigt man fürs Heiraten?

Wenn man die Hochzeit mit einem Internetauftritt vergleichen würde, wäre die Hochzeitscheckliste die Homepage und diverse To Do-Listen zu einzelnen Themen wären die Unterseiten. Solche „Unterseiten“ sollte man für sämtliche Punkte auf der Hochzeitscheckliste anlegen , die komplexer sind und mehr als nur ein oder zwei Details oder Anweisungen enthalten. Das trifft zum Beispiel auf die Buchung des Hochzeitsautos zu, für die man zunächst einen Termin beim Autohaus oder anderen Vermieter organisieren sollte.

Außerdem fällig sind ein Termin fürs Probefahren sowie ein Termin für die Vertragsunterzeichnung (sowie der Check des Angebots durch eine versierte Person, bestenfalls mit juristischem Hintergrund). Kurz vor der Hochzeit muss man zudem telefonisch Details über Abholung und Rückgabe des Hochzeitsautos klären. All diese Punkte finden auf der To Do-Liste zu diesem Thema Platz. So bleibt die Haupt-Checkliste für die Hochzeit schlank und übersichtlich und verliert sich nicht in endlosen Details.

Für folgende Themen empfehlen sich eigene To Do-Listen:

• Hochzeitslocation
• Catering
• Musik für die Hochzeit
• Hochzeitsspiele
• Hochzeitsfotograf
• Hochzeitsbudget
• Hochzeitskleider
• Hochzeitskarten
• Hochzeitsreise

All diese Themen sind zu komplex, um sie mit sämtlichen Details auf einer riesigen Hochzeitscheckliste aufzuführen, ohne sich dabei völlig zu verzetteln.

Fazit: Hochzeitscheckliste als Herzstück der Hochzeitsvorbereitung

Eine Hochzeitscheckliste ist eine komplexe Herausforderung, die gewissermaßen ein Gradmesser dafür ist, wie gut Braut und Bräutigam als Team funktionieren. Schon das Anlegen ist nicht ganz unaufwändig. Am schwierigsten ist jedoch, die Liste ständig aktuell zu halten. Deshalb sollte eine Person als zuständig dafür festgelegt werden, dass alle Entwicklungen, Ergänzungen und Veränderungen bei der Hochzeitsplanung auf der Checkliste landen und dass diejenigen, die von Änderungen betroffen sind, schnellstmöglich davon erfahren. Diese Person, in der Regel die Braut, ist also das Zentrum, bei dem alle Infos zur Hochzeitsvorbereitung zusammen laufen.

Hält sie die Hochzeitscheckliste, an der sich alle Beteiligten orientieren, ständig auf dem Laufenden, erspart sie sich selbst viel Arbeit. Denn wenn die verschiedenen Personen, die in dem Prozess involviert sind, jederzeit die aktuellste Liste vor Augen haben und ihre individuellen To Dos und Deadlines zuverlässig abrufen können, kommen weniger irritierte oder verzweifelte Nachfragen im Zentrum an.

Wichtig ist, dass Braut und Bräutigam bei der Hochzeitsvorbereitung als Team auftreten , Entscheidungen gemeinsam treffen und quasi mit einer Stimme sprechen. Die Hochzeitscheckliste ist das wichtigste Werkzeug dafür.