Hochzeitslocation finden leicht gemacht

Mit dem Heiratsantrag bzw. der Entscheidung zu heiraten, starten oftmals auch direkt die Hochzeitsvorbereitungen . Das umfasst viele organisatorische Aufgaben, die dafür sorgen sollen, dass die Hochzeit ein schönes Fest für das Brautpaar aber auch die Hochzeitsgäste wird. Eines der wichtigsten To-Dos ist die Buchung einer Hochzeitslocation . Nach der Trauung soll hier die Feier mit allen Gästen stattfinden.

Doch bevor man sich auf die Suche nach einer Location macht, sollte man sich im besten Fall für einen Wunschtermin für die Hochzeit entschieden haben. So kann man schon während der Anfrage direkt herausfinden, welche Hochzeitslocation zum gewünschten Datum überhaupt noch verfügbar ist. Ein nächster wichtiger Aspekt ist die Anzahl der geladenen Gäste, denn auch sie entscheidet darüber, welche Hochzeitslocation überhaupt in Frage kommt.

Deshalb sollte man zu Beginn der Locationsuche für die Hochzeit bereits eine grobe Gästeliste zusammengestellt haben. Das sind nur zwei der Punkte, die man bei der Auswahl einer Hochzeitslocation berücksichtigen sollte. Im Folgenden werden noch weitere Auswahlkriterien vorgestellt.

Hochzeitslocation

Checkliste für die Hochzeitslocation anlegen

Um den Überblick über all die Aufgaben zu behalten, die für die Buchung einer Hochzeitslocation wichtig sind, empfiehlt es sich eine Checkliste dafür anzufertigen. Hierfür kann man eine eigene anlegen oder auf fertige Listen aus dem Internet zurückgreifen. Diese werden auf verschiedenen Hochzeitswebseiten für den freien Download zur Verfügung gestellt. Zu den Fragen, die vor der Buchung einer Hochzeitslocation geklärt werden müssen, gehören die:

  • Festlegung des Gesamtbudget für die Hochzeit bzw. für die Hochzeitslocation (ein Großteil des Gesamtbudgets muss für Location und Bewirtung eingeplant werden)
  • Bestimmung der benötigten Größe des Raumes
  • Vorgabe der Art bzw. des Stils der Hochzeitslocation
  • Infrastruktur der Hochzeitslocation
  • Suche nach Übernachtungsmöglichkeiten bei Bedarf
  • Vereinbarung von Besichtigungsterminen
  • Klärung der Vertragsbedingungen

Hat man eine oder mehrere Wunschlocations ins Auge gefasst, muss man noch darauf hoffen, dass diese zum Wunschtermin für die Hochzeit auch noch verfügbar ist. Denn viele Hochzeitslocations sind bereits lange Zeit im Vorfeld ausgebucht. Das gilt insbesondere in der Hauptsaison der Hochzeiten, von April bis September. Mit den steigenden Temperaturen im Frühling möchten sich auch die meisten Brautpaare das Ja-Wort geben.

Festlegung des Budgets für die Hochzeitslocation

Für eine Hochzeit können auch schon mal Unsummen ausgegeben werden. Wie bei vielen anderen Dingen auch, gibt es nach oben hin auch keine finanzielle Grenze . Um jedoch bei der Planung den Überblick über die Kosten zu behalten, muss sich jedes Brautpaar vorab entscheiden, mit welchem Hochzeitsbudget sie in die Hochzeitsvorbereitungen einsteigen können und wollen.

Müssen sie zum Beispiel die Kosten der Hochzeit selbst tragen oder werden sie von Angehörigen unterstützt? Wie viele Gäste sollen eingeladen werden und wie pompös soll die Hochzeitsfeier ausfallen? Soll die Hauptarbeit in Eigenregie gemacht werden oder vieles an externe Dienstleister abgegeben werden? All diese Aspekte haben einen Einfluss auf das Gesamtbudget für die Hochzeit.

Die Hochzeitslocation selbst nimmt dabei einen Großteil für sich in Anspruch. Und das gerade dann, wenn neben der Anmietung der Räumlichkeiten auch die Bewirtung der Hochzeitsgesellschaft mit der Location vereinbart wird. Hier ist es vor allem entscheidend, welche Speisen und Getränke das Brautpaar seinen Gästen anbieten möchte. Um den Kostenaufwand für die Verpflegung zu verringern, kann mit der Hochzeitslocation auch vereinbart werden, dass das Brautpaar selbst einige Punkte der Verpflegung, wie z.B. das Kuchenbuffet, über die Verwandt- bzw. Bekanntschaft organisiert.

Wie viel Platz muss die Hochzeitslocation bieten?

Einen entscheidenden Einfluss auf die benötigte Größe der Räumlichkeit für die Hochzeit hat die Anzahl der Gäste, mit denen die Trauung gefeiert werden soll. Jede Hochzeitslocation gibt dabei vor, wie viele Personen in einem Raum mit oder ohne Sitzplatz untergebracht werden können. Zusätzlich muss dann ggf. noch Platz für die Tanzfläche, einen Geschenketisch, das Buffet oder eine Kinderspielecke zur Verfügung stehen. Wer eine Fotobox oder andere Unterhaltungselemente plant, sollte auch hierfür einen geeigneten Platz finden. Im besten Fall bekommt man alles übersichtlich in einem großen Raum unter, sodass man zum einen z.B. ein Auge auf die Kinder in der Spielecke werfen kann und zum anderen Spaßbringer wie eine Fotobox immer im Fokus stehen und nicht vergessen werden.

Verschiedene Arten von Locations für die Hochzeit

Bei der Recherche der Eventlocations stellt man schnell fest, dass es eine Vielzahl von unterschiedlichen Räumlichkeiten gibt, die man für seine Hochzeitsfeier mieten kann. Es gibt die klassischen Feiersäle in Hotels oder Restaurants. Hier wird dann meist auch ein Rundum-Paket inkl. der Bewirtung und Verpflegung der Gäste geboten. Aber auch in Vereinsheimen oder Gemeindesälen kann die Hochzeitsfeier stattfinden. Häufig wird hier dann mehr organisatorische Vorarbeit des Brautpaares abverlangt, z.B. durch die Buchung eines Caterers, die eigenständige Dekoration des Raumes, etc. Hier kann dann aber zumeist mit geringeren Kosten für die Miete gerechnet werden.

Für manche Brautpaare soll es für ihren großen Tag jedoch noch etwas schicker, ausgefallener oder naturbezogener sein. Hierfür bieten sich z.B. Schlösser, Eventräume in Hochhäusern oder ausgebaute Scheunen an. Gerade in diesen besonderen Hochzeitslocations kann das Brautpaar auch die Gelegenheit nutzen, um die Hochzeitsfotos in beeindruckender Kulisse machen zu lassen.

Für Hochzeitsfeiern in den wärmsten Monaten des Jahres, d.h. Juni, Juli und August, stellt sich auch die Frage, ob Indoor oder Outdoor gefeiert werden soll. Eine Outdoor-Feier bietet gerade bei hohen Temperaturen eine gewisse Abkühlung im Vergleich zum aufgeheizten Indoor-Raum. Hierbei muss jedoch damit gerechnet werden, dass schlechtes Wetter einen Strich durch die Pläne machen kann. Gegen dieses Risiko kann man sich beispielsweise mit der Integration von Pavillons oder einem großen Zelt wappnen. Manche Hochzeitslocations bieten auch eine Kombination aus Indoor und Outdoor an, sodass gerade im Fall von schlechtem Wetter immer der Gang in die geschlossenen Räumlichkeiten besteht. Alles in allem kann durch die unterschiedlichen Arten von Hochzeitslocations so gut wie jeder Wunsch des Brautpaares erfüllt und auch jedes Budget getroffen werden.

Infrastruktur der Hochzeitslocation prüfen

Ein weiteres Kriterium für die Wahl der Hochzeitslocation ist die vorgegebene Infrastruktur. Hier sollte sich das Brautpaar fragen: Wie ist die Erreichbarkeit für auswärtige Gäste? Finden sie einfach zur Location? Gibt es vor Ort ausreichend Parkplätze bzw. Ausweichparkplätze ? Werden Übernachtungsmöglichkeiten direkt neben der Hochzeitslocation oder in der Umgebung angeboten, damit die Gäste von außerhalb nach der Feier schnell zu ihrem Zimmer kommen?

Vor allem bei einer trinkfreudigen Hochzeitsgesellschaft muss auch geprüft werden, ob sie die Option besteht mit dem öffentlichen Nahverkehr oder Taxen nachts nach Hause gebracht zu werden. Abhängig von den Bedürfnissen des Brautpaares und ihrer Gäste können hier unterschiedliche Maßstäbe herangezogen werden.

Hochzeitslocation mit Übernachtungsmöglichkeit für die Hochzeitsgäste

Alle Brautpaare möchten ihre Liebsten bei ihrer Hochzeitsfeier dabei haben. Dafür werden dann oftmals auch Verwandte und Bekannte von weit her eingeladen. Und diese nehmen die Reise auch gerne auf sich, um an diesem besonderen Tag mit dem Brautpaar zu feiern. Nicht jeder hat dann die Möglichkeit den Gästen einen geeigneten Schlafplatz in den eigenen vier Wänden anzubieten.

Deshalb ist es oftmals notwendig sich die Übernachtungsmöglichkeiten im Umkreis der Hochzeitslocation anzuschauen. Schließlich möchten die Wenigsten nach einem langen Tag und einer durchgefeierten Nacht noch etliche Kilometer zum Schlafplatz fahren müssen. Einige Locations bieten für diesen Zweck auch Zimmer an, die für die Hochzeitsgesellschaft schon bei der Reservierung geblockt werden können.

Das kann natürlich auch vom Brautpaar selbst in Anspruch genommen werden. Eine schöne Idee ist es dann auch, wenn alle Übernachtungsgäste und das frisch vermählte Paar am nächsten Morgen am Frühstückstisch sitzen und den vergangenen Tag gemeinsam nochmal Revue passieren lassen.

Absolutes Muss: Besichtigung der Hochzeitslocation vereinbaren

Der Tipp an alle Hochzeitspaare in Bezug auf die Wahl der Hochzeitslocation: unbedingt Angebote für alle in Frage kommenden Locations einholen. So lassen sich die Konditionen der einzelnen Anbieter besser miteinander vergleichen und man bekommt ein besseres Gefühl für die Preise. Hat man dann die in Frage kommenden Hochzeitslocations herausgefiltert, dann geht es darum sich vor Ort ein umfassenderes Bild davon zu machen.

Das heißt, dass nicht nur die Räumlichkeit selbst unter die Lupe genommen werden sollten, sondern z.B. auch der Pflegezustand der Einrichtung oder des Außengeländes. Eine Hilfe zur besseren Vorstellung können Fotos der Location von vergangenen Hochzeitsfeiern sein. Bilder von verschiedene Tischarrangements und Dekorationen verschaffen so ein gutes Bild von der Hochzeitslocation und helfen bei der endgültigen Entscheidung.

Was passiert, wenn die Hochzeit nicht stattfinden kann?

Kein Paar möchte damit konfrontiert werden, dass die Hochzeit nicht stattfinden kann. Aber leider gibt es auch Situationen, in denen die Feier, die lange Zeit im Vorfeld geplant wurde, abgesagt werden muss. Das kann ein freudiges Ereignis, wie die Geburt eines Kindes, oder aber auch einschneidendes, wie ein Todesfall, sein.

Um sich für solche Fälle abzusichern und um finanziellen Verlust abschätzen zu können, sollte man vorab auch die Stornierungs- bzw. allgemein die Vertragsbedingungen der Hochzeitslocation prüfen. Hier sollte auch festgelegt sein, wer bei Schäden während der Hochzeitsfeier haften muss.